College scherpt naleving declaratieprocedures aan

JOURE

Gedeputeerde Staten van Fryslân gaan voortaan eenduidiger om met het naleven van de procedures die gelden voor declaraties.

Uit onderzoek door ingeschakelde accountants blijkt dat de regelgeving verschillend te interpreteren was. Ook is niet alles op dezelfde wijze in de boekhouding weergegeven. Door de procedures aan te scherpen en de administratie te verduidelijken, verwacht GS beter verantwoording te kunnen afleggen. Om tot de aanbeveling voor een betere boekhouding te komen, zijn de vastgestelde declaraties van de afgelopen drie jaar bekeken. De accountants hebben geconcludeerd dat bestuurders sober declareerden en de regels wilden naleven. Maar in de loop der jaren zijn er gebruiken in geslopen, die voor onduidelijkheid zorgen. Bij 96 procent van alle persoonsgebonden onkosten is er binnen de beoogde toepassing van de regels gedeclareerd. Voor 4 procent van de onkosten is geconcludeerd dat de oude regels verschillend zijn geïnterpreteerd. Dat vindt GS ongewenst, vandaar dat het college de regels en procedures verduidelijkt en aanscherpt. Zo moet voortaan vooraf duidelijk zijn of de bestuurders bij bepaalde activiteiten wel of niet namens de gehele provincie aanwezig zijn. Dat is van doorslaggevend belang bij de afweging of ze de gemaakte kosten wel of niet mogen declareren. In de oude situatie maakten bestuurders deze beoordeling achteraf zelf. Er komt in de verantwoording over de declaraties ook een betere splitsing tussen welke kosten voor rekening van het gehele college van Gedeputeerde Staten komen (zoals de Nieuwjaarsreceptie) en welke voor individuele bestuurders (zoals een hotelovernachting). Dit geeft meer inzicht in hoeveel de bestuurders daadwerkelijk zelf in rekening brengen. Daarnaast komen helderder instructies wanneer professionele uitgaven onder de ambtstoelage of onkostenvergoeding vallen. Zo betaalt de provincie geen dagvergoedingen meer voor reizen in het buitenland. Om geen misverstanden over het verschillend interpreteren van onkosten te krijgen, heeft een aantal (oud-)bestuurders al vroegtijdig in het onderzoek aangekondigd de betreffende declaraties in te trekken en zelf te voldoen.

Auteur

Brenda van Olphen